In tijden van crisis kunnen veel onderneming niet meer vertrouwen op voldoende klanten, maar moeten ze strategisch te werk gaan om te blijven bestaan. Hierin is het ook voor werknemers belangrijk om een sterke positie binnen de eigen onderneming in te nemen. Hierdoor zal goed kennismanagement voor de werknemer weinig prioriteit hebben. Voor ondernemingen echter kan het essentieel zijn om te overleven. In het artikel over kennismanagement heeft u al kunnen lezen wat kennismanagement is. In dit artikel zal verder ingegaan worden op de verschillende doelstellingen die met kennismanagement nagestreefd worden.

Het eerste doel van kennismanagement is het borgen van kennis. Daarmee wordt bedoeld dat een werkgever zorgt dat de kennis die in zijn onderneming aanwezig is, ook aanwezig blijft. Een werkgever kan dit niet doen door werknemers met alle specifiek noodzakelijke kennis aan te nemen en die dan te verplichten hun hele werkende leven bij hem in dienst te blijven. Zonder kennisoverdracht zou dit zelfs onvoldoende zijn, want de meeste ondernemingen bestaan langer dan het werkende leven van een medewerker. Wel zijn er manieren om kennis te borgen. De eerste is het expliciet maken van impliciete kennis. Met andere woorden, het opschrijven in boeken of het onderbrengen in computerbestanden van impliciete kennis. Op deze manier kan bijvoorbeeld de kennis van de ene specialist overgebracht worden op andere specialisten. Ook kan het expliciteren heel handig zijn om bijvoorbeeld van een jurist met algemene kennis een jurist met specialistische kennis te maken. Een nadeel van expliciteren is dat het veel tijd en geld kost om een medewerker zijn kennis op papier te laten zetten. Verder is ook niet alle kennis geschikt om opgeschreven te worden en is het soms moeilijk om te weten hoe precies alles uitgelegd moet worden. De tweede manier om kennis te borgen is socialisatie. Kortweg is dit het overbrengen van kennis op een verbale manier. Dit kan bijvoorbeeld door het instellen van meester-gezel-relaties, of door het houden van bijeenkomsten om de nieuwste ontwikkelingen te bespreken. De eenvoudigste manier voor een werkgever om socialisatie te bevorderen is het maken van een gemeenschappelijke koffiekamer waar de werknemers ook in contact kunnen komen met medewerkers van andere afdelingen. Op deze manier kunnen de verschillende afdelingen makkelijk zicht houden op elkaars bezigheden. Dit kan leiden tot onderling overleg aan de koffietafel en het over en weer delen van kennis. Het nadeel van socialisatie is dat de onderneming afhankelijk is van zijn medewerkers en ook van hun bereidwilligheid om kennis te delen. Helemaal in tijden waarin banen op de tocht staan en medewerkers hun positie niet meer zeker zijn, daalt vaak ook de bereidwilligheid tot socialisatie. Het verschilt per beroepsgroep hoe open men staat voor het verbaal delen van kennis.

Een tweede doelstelling van kennismanagement is het toepassen van kennis. Hierbij gaat het erom dat iemand de kennis, die hij impliciet of expliciet tot zijn beschikking heeft, kan gebruiken. Hiervoor is het vaak nodig om over de juiste gegevens te beschikken. Dit spreekt allemaal voor zich. Het is echter wel belangrijk dat de juiste kennis op de goede plek komt, waarbij van belang is dat de geëxpliciteerde kennis ook daadwerkelijk gebruikt wordt en dat de juiste mensen op de juiste plek zitten. Dit klinkt allemaal erg logisch, maar toch is dit niet altijd vanzelfsprekend. Redenen hiervoor kunnen zijn dat de expliciete kennis onduidelijk is weergegeven, of niet gedetailleerd genoeg is opgeschreven; de toegang tot de geëxpliciteerde kennis kan lastig zijn en een reden voor een werknemer om daartoe niet snel zijn toevlucht te nemen. Voorts is soms het management niet op de hoogte van het feit dat de geëxpliciteerde kennis niet gebruikt wordt. Zolang de werknemers hun werk goed genoeg doen zal het management niet gauw dit soort problemen ontdekken.

Een derde doel van kennismanagement is het vergaren van kennis, hetgeen even belangrijk is als het toepassen ervan. Het toepassen kan ook niet zonder dat de kennis eerst vergaard is. Ook is het belangrijk om nieuwe kennis op te doen. Op deze manier kun je de concurrentie een stap voor proberen te blijven. Met achterlopende kennis delft je bedrijf zeker het onderspit. Het vergaren kan op verschillende manieren gebeuren. Natuurlijk zijn er de eerder genoemde manieren van het borgen van de aanwezige kennis. Daarnaast is het volgen van cursussen de meest gebruikte manier om kennis te vergaren. Het aannemen van nieuwe medewerkers met andere en nieuwere kennis, is de eenvoudigste manier. De kosten die met deze methoden van kennis vergaren gepaard gaan zijn meestal niet gering. Het borgen van kennis kost de onderneming ook geld, omdat de werknemer die tijd niet kan gebruiken voor het uitvoeren van zijn gewone werkzaamheden. Goede cursussen zijn vaak duur en daarom lijken ze op het eerste gezicht alleen maar geldverspilling te zijn. Dit is echter een misrekening. Als medewerkers te lang geen cursussen volgen, wordt hun kennis achterhaald en zullen ze minder goed werk afleveren. Er zijn ook verschillende opvattingen over de vraag wie zo’n (vaak dure) cursus moet betalen. Sommigen beweren dat de werkgever de cursus moet betalen (dit gebeurt nu vaak ook), want hij profiteert later van de kennis die zijn medewerkers door de cursus hebben vergaard. Een nadeel voor de werkgever is echter dat hij geen feilloze manieren heeft om de werknemers binnen zijn onderneming te houden. Als een werknemer een beter aanbod krijgt, kan de werkgever hem in beginsel niet verbieden om de onderneming te verlaten. Wel zijn er manieren om het de werknemer minder aantrekkelijk te maken om de onderneming te verlaten. Hierover zal in een volgend artikel meer geschreven worden. De andere opvatting is dat de werknemer zelf de cursussen zou moeten betalen, omdat hij daardoor meer kennis vergaart en daardoor meer in trek zal zijn bij andere werkgevers. Hij vergaart deze kennis echter in eerste instantie om die bij zijn huidige werkgever te gaan gebruiken. Veel werknemers zullen minder cursussen volgen als ze die zelf moeten betalen omdat ze dan het gevoel hebben dat de baas meelift op de kosten die zij maken.

Het vierde en laatste doel van goed kennismanagement is het beschermen van de aanwezige kennis. Als een onderneming bepaalde kennis in huis heeft, is het ook van belang dat de kennis binnen de onderneming blijft en dat de concurrent niet te gemakkelijk dezelfde kennis ook kan vergaren. Hierbij kan het ook van belang zijn om de uitvindingen die je werknemers gedaan hebben te beschermen, zodat je er optimaal gebruik van kunt blijven maken. In ons huidige systeem zijn er verschillende intellectuele eigendomsrechten die voor het beschermen van kennis gebruikt kunnen worden. Je kunt je medewerker niet verhinderen om het bedrijf te verlaten, maar er zijn wel manieren om te voorkomen dat hij ook al het werk dat hij bij jouw onderneming heeft gedaan meeneemt en aan de concurrent verstrekt. Hierover leest u meer in het artikel van volgende week.

Resumerend: kennismanagement heeft verschillende doelen. Deze zijn het borgen, toepassen, vergaren en beschermen van kennis. Iedere onderneming dient zich bewust te zijn van de mogelijkheden en grenzen van goed en de risico’s van gebrekkig kennismanagement. Zonder goed kennismanagement kan een onderneming niet overleven. Een goede kennisstrategie is dan ook voor iedere onderneming onmisbaar. Hierbij kan een rechtsinformatica-specialist u helpen. Bij een goede kennisstrategie hoort ook het beschermen van de aanwezige kennis. Hierover kunt u volgende week meer lezen.

Lees ook de andere artikelen van mr. Sophia Sipkens.